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Facturation ergothérapie
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Fergo version 2, les p'tits plus...

Amélioration des imprimés

Un peu plus d'espace pour les divers numéros, comme le numéro de carte d'assuré à 20 chiffres…
numéro d'assuré

Meilleure mise en évidence du total, imprimé un peu plus grand
total de la facture

… et, sur demande de plusieurs utilisateurs, la possibilité d'imprimer, sur l'attestation de traitement, le sous-total des orthèses et moyens auxiliaires ainsi que le total de la facture, à sélectionner dans "Options | Préférences…"
préférence, attestation de traitement

De cette manière, nous avons bien en évidence le même total sur la facture et sur l'attestation, ce qui, osons l'espérer, devrait conduire à moins d'erreurs de paiements…

total de la facture sur l'attestation de traitement

 

Recherche d'un patient, ou d'un numéro de facture

La fonction "Traitements | Rechercher…" permet de retrouver rapidement tous les traitements d'un patient ou le traitement correspondant à un certain n° de facture.

La liste déroulante propose tous les patients connus, la combinaison de touches "Alt + flèche bas" déroule rapidement la liste, et la 1ère lettre du nom permet de se déplacer plus rapidement dans la liste.
La recherche sera effectuée pour un patient donné, ou pour un numéro de facture, avec ou sans le préfixe.
rechercher un patient

Les traitements trouvés sont affichés sous forme de liste dans le volet de droite.

 

Tout facturer !!!

Voici une fonction susceptible de vous économiser une suite de manipulations répétitives…

Demandé par quelques utilisateurs, il s'agit de lancer d'un coup l'impression des attestations et factures de tous les traitements actuellement "à facturer", et qui seront dès lors "à encaisser".

Cela montre qu'avec une saisie rigoureuse et régulière des prestations effectuées et des moyens auxiliaires sur les traitements "en cours", il n'y a habituellement rien à retoucher lorsque le traitement est "à facturer"…

La fonction "Traitements | Tout facturer" est disponible lorsque la liste des traitements "à facturer" est affichée dans le volet de droite.

 

Exporter les adresses

Evidemment, il est toujours fastidieux de devoir retaper des données déjà saisies quelque part…

La demande concernait plus particulièrement la possibilité d'imprimer les adresses introduites dans Fergo, mais il est difficile de satisfaire une telle demande pour qu'elle puisse servir 'en général', car, s'agit-il d'une imprimante à étiquettes, de papier à étiquettes autocollantes, mais de quelles dimensions?, ou de la possibilité d'imprimer un publipostage à une série d'adresses?

Ainsi, la fonction "Fichier | Exporter les adresses…" reste assez générale et permet d'exporter au format *.csv les données d'adresses des patients, caisses/assurances ou médecins. Le fichier *.csv peut être repris dans un logiciel de type tableur ou traitement de texte (excel, word, …) et les champs de données pourront être sélectionnés selon convenance pour imprimer les adresses.

exporter les adresses

 

 
Attestation de traitement sans la colonne 'remarque'

Si vous désirez utiliser le champ 'remarque' des prestations effectuées pour y consigner des notes internes, il est possible, dans "Options | Préférences…", de cocher la case:

préférence, attestation de traitement sans la colone remarque

ainsi, ces remarques ne sont pas imprimées sur l'attestation de traitement.

 

 Adresse email du patient

Un nouveau champ sur la fiche patient est prévu pour son adresse email:

champ pour l'adresse email du patient

Pratique! un double-clic sur le champ 'email' ouvre la messagerie et recopie l'adresse mail dans un nouveau message (…fonctionne aussi sur les champs 'email' des caisses/assurances et médecin)


Classement des listes de traitements

Les entêtes de colonnes, dans les listes de traitements du volet de droite, sont des boutons qui permettent de classer les traitements selon le contenu d'une colonne en particulier, par exemple 'patient', 'date', 'n° de facture', …

Un petit indice triangulaire indique maintenant la colonne sur laquelle le classement est fait, et le sens de ce classement, un autre clic sur une même colonne inverse le sens du classement:

classement sur colonne patient                               classement sur colonne date de facture

Par ailleurs, quelques améliorations ont étés apportées, notamment pour le classement des noms avec caractères accentués, et le classement sur n° de facture.

 

Consulter le manuel Fergo directement à l'écran

Cette fonction permet d'ouvrir directement à l'écran le manuel "Fergo, installation et premiers pas", donc plus nécessaire de l'imprimer ou de le rechercher sous des piles d'autres paperasses...

fonction d'aide pour l'accès au manuel opérateur

Pour cela, un logiciel de consultation de documents de type *.pdf doit être installé sur votre ordinateur, par exemple "Adobe Acrobat Reader".

 
 

Annonces de cas 'invalidité' avec un nombre de séances

Dans les versions précédentes de Fergo, il n'était pas possible de spécifier un nombre de séances pour les cas 'invalidité'. C'est maintenant possible, soit:

-       laisser le champ 'nombre de séances' vide ou à '0'
dans ce cas, il n'y a pas d'impression d'un nombre de séances sur l'annonce
il faudra manuellement passer le traitement 'à facturer' au moment voulu…

-       spécifier un nombre de séances
dans ce cas, le nombre de séances est imprimé sur l'annonce
le contrôle du nombre de séances est actif et le traitement passe alors 'à facturer'

spécifier le nombre de séances pour les cas d'invalidité

 
 

Exporter les écritures comptables

La fonction "Fichier | Exporter les écritures comptables…" a été passablement remaniée!

Il est bien sur toujours possible d'exporter selon le même format que pour les versions précédentes de Fergo, mais la marche à suivre et la présentation est un peu différente, vu les nouvelles fonctionnalités:

- on commence maintenant par définir le format d'export
- nouveau, possibilité d'exporter au format .csv, en colonnes, pour excel
- nouveau, en format texte et excel, possibilité d'exporter la liste des débiteurs
- nouveau, pour les logiciels de compta (Crésus, WinBiz) on peut maintenant exporter
  les factures et/ou les encaissements

Voici le nouveau chapitre 8 du manuel, qui décrit la fonction "Exporter les écritures comptables…":

Cette fonction permet d'exporter une liste des factures et/ou encaissements  pour une période déterminée, soit pour transférer les écritures comptables vers un logiciel de comptabilité, ou à l'intention d'une fiduciaire.

fonction d'exportation des écritures comptables

 Le "Format d'export" permet de définir le type de fichier d'export à créer:

Le "Mode de comptabilisation" permet de définir le type d'écritures que l'on désire exporter, facturations, encaissements, liste de débiteurs. Les modes disponibles dépendent du format d'export choisi.

Il faut saisir les "N° de comptes" selon le plan comptable du logiciel de comptabilité vers lequel on exporte, ou, pour les formats texte et excel, saisir des libellés appropriés.

Avec "Comptes de prestations détaillés", on peut spécifier les n° de comptes pour le détail des factures: prestations, frais déplacements, moyens auxiliaires, lorsque l'on désire comptabiliser spécifiquement ces éléments.

Avec "Total facturé", on obtient une écriture simple par facture ou encaissement, avec seulement le montant total de la facture.

"Pour la période du .. au .." permet de spécifier la période à prendre en compte, soit une année entière, ou éventuellement des exports mensuels…

L'export des écritures est mémorisé spécifiquement pour les factures et les encaissements, ainsi, à chaque export Fergo va sélectionner les "écritures pas encore exportées", mais il est aussi possible de sélectionner "toutes les écritures", par exemple si on veut répéter, ou refaire un export pour une période différente.

Le "Texte comptable" définit ce que l'on désire afficher pour chaque écriture, soit n° de facture seul ou avec la caisse/assurance destinatrice.

Le "N° d'export" sert à définir le texte qui permettra d'identifier les écritures d'une opération d'export dans le logiciel de comptabilité.

Lorsque les écritures à exporter s'affichent correctement dans la liste, le bouton "Enregistrer sous…" permet alors de choisir l'emplacement, et éventuellement d'adapter le nom du fichier à créer:

exportation des écritures comptables, enregistrer sous 

 

Ergo traitant, pour les prestations à effectuer

La fiche 'annonce' comporte maintenant un champ 'ergo traitant' qui permet d'indiquer quel(le) ergo va effectuer le traitement, cette indication est ensuite automatiquement reprise dans le dialogue 'Ajouter, prestations effectuées…', essentiellement utile pour les cabinets qui emploient plusieurs ergos, cela simplifie un quelque peu la saisie des prestations effectuées…

définir l'ergotérapeute traitant

 

 Module statistiques, divers améliorations

- Il est maintenant possible de visualiser les traitements encaissés, classés par la date du paiement

- Le volet de droite de 'Statistiques' permet maintenant de modifier plus facilement les dates Du-Au. Par exemple, si on sélectionne l'année avec la souris, il est alors possible avec les flèches haut-bas au clavier d'incrémenter/décrémenter facilement l'année pour laquelle on veut afficher les statistiques, idem pour les mois et les jours
Les incohérences de dates sont vérifiées, ainsi, si on a: "du" 01-01-2011 "au" 31.01.2011, et qu'on incrémente le mois "du", alors le mois "au" sera également incrémenté. Idem pour les années…
Si on décoche/recoche la date "du", alors Fergo reprendra la première date connue dans les données, de même il prendra la dernière date connue si on agit sur la case à cocher "Au".

 

 Divers options pour les imprimés

Dans "Options | Préférences…":

Possibilité d'indiquer si on veut imprimer le titre du patient sur les annonces et factures:

préférence, imprimer le titre du patient

Possibilité d'indiquer si on veut présenter le nom du patient dans l'ordre: nom/prénom ou prénom/nom

préférence, ordre nom/prénom du patient sur les imprimés

 

 Libellé pour le numéro de concordat, RCC ou CCMS

Dans "Options | Préférences…":

Possibilité de choisir le libellé à imprimer 'N° RCC' ou 'N° CCMS'

préférence, utiliser la dénomination RCC ou CCMS


Imprimés, pour papier à entête ou avec logos à imprimer

Dans "Options | Préférences…":

Divers possibilités pour les entêtes des annonces, attestations, factures et rappels, soit:

- Fergo imprime l'entête avec les données définies dans 'Données de base'

- Fergo laisse l'emplacement de l'entête et pied de page libre, pour impression sur du papier à entête pré-imprimé

- Fergo imprime les logos en entête et pied de page, selon fichier images spécifiés

préférence, fichiers images pour l'impression des logos

 
Exemple entête et pied de page avec fichiers logos:

exemple avec espace pour logo        exemple facture avec logo

 

Remarque:

Les données existantes, crées avec une version précédente de Fergo, peuvent être sans autre utilisées avec la nouvelle version Fergo v2.0. Par contre, les données modifiées avec la nouvelle version Fergo v2.0 ne pourront plus être ouvertes dans une version antérieure de Fergo.


Fergo: logiciel de facturation pour cabinets d'ergothérapie

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